Datenschutz im Bewerbungsprozess richtig umsetzen

So schwierig es ist, gutes Personal zu finden, so einfach kann es sein, das Thema Datenschutz im Bewerbungsprozess zu implementieren. Ist es nämlich einmal aufgesetzt, wird es zum Selbstläufer und ist ganz einfach.

Alef Völkner, seit vielen Jahren externe Datenschutzbeauftragte und Gründerin/Geschäftsführerin von fox-on Datenschutz, erklärt, woran Sie denken sollten:

1. Beim Inserieren Ihrer Stellanzeige

Wenn Sie Ihre Anzeige bei SuneJo inserieren, erhält SuneJo keine Daten der Bewerber*innen: Es wird nur Ihre Anzeige veröffentlicht und die Bewerbungen erhalten Sie per Mail. Wenn Sie (auch) andere Dienstleister oder Portale nutzen, handelt es sich dabei evtl. um Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO (z.B., wenn Bewerberdaten über Formularfelder eingegeben werden). Dann schließen Sie mit diesen Dienstleistern bitte einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (nach Art. 28 DSGVO). Gute Anbieter haben dafür passende Vorlagen in der Schublade.

Bevor Sie die Stellenanzeige tatsächlich scharf schalten, sollten Sie schon mal die Datenschutz-Informationen vorbereiten, die Sie den Bewerber*innen später zur Verfügung stellen müssen. Dazu hat fox-on eine Vorlage bereitgestellt, die Sie hier herunterladen können (bitte passen Sie sie dann noch an Ihre Bedürfnisse an).

2. Bei Eingang von Bewerbungen

Wenn dann hoffentlich bald die ersten Bewerbungen eingehen, muss jeder Bewerber „zum Zeitpunkt der Erhebung seiner Daten“ die oben erwähnten Datenschutz-Informationen erhalten. Hinterlegen Sie auf SuneJo für den Versand der Bewerbungen am besten eine bestimmte Mailadresse wie z.B. bewerbung@musterfirma.de. Diese statten Sie dann mit einer Auto-Response-Nachricht aus: Darin können Sie den Bewerber*innen schon mal für ihre Bewerbung danken und die Datenschutz-Informationen automatisiert beifügen (z.B. als PDF im Anhang).

Und falls Sie auch noch Papier-Bewerbungen erhalten, legen Sie die Datenschutz-Informationen bitte der ersten Antwort bei: Das ist dann zwar eigentlich ein bisschen spät, aber besser spät als nie.

3. Weiterer Umgang mit den Bewerbungen

Sie entscheiden nicht allein über die Einstellung? Achten Sie darauf, dass Sie Bewerbungen intern nur einem möglichst kleinen Kreis von Kolleg*innen bekanntgeben und sie dabei auch nur „sicher“ weitergeben (z.B. durch Ablage in einem Laufwerk/Ordner für Bewerbungen). Wenn Sie sie nämlich per Mail weiterschicken, können Sie ganz leicht eine Datenpanne verursachen (z.B. durch einen Tippfehler in der Mailadresse).

Auf dem Laufwerk können Sie die Bewerbungen dann später auch viel einfacher fristgerecht löschen, als wenn alle internen Empfänger*innen das für sich selbst sicherstellen müssten.

Wenn Ihr Unternehmen zu einer Gruppe gehört, sollten Sie sich ein paar Gedanken dazu machen, an wen innerhalb dieser Gruppe Sie Bewerbungen weitergeben dürfen: Das hängt sehr vom Einzelfall ab.

Und auch bei den Antworten an Ihre hoffentlich zahlreichen Bewerber*innen gibt es ein paar Stolperfallen: Immer wieder kommt es vor, dass Bewerber*innen in Sammelmails angeschrieben werden und sich dabei gegenseitig im CC-Feld der E-Mails sehen (Vorsicht: möglicherweise meldepflichtige Datenpanne!).

4. Im Bewerbungsgespräch

Wenn das Gespräch vor Ort stattfindet, sollten keine Unterlagen von anderen Bewerber*innen sichtbar auf dem Besprechungstisch liegen. Und wenn Sie Online-Gespräche führen und dabei Ihren Bildschirm teilen: Achten Sie (wie immer) darauf, dass Sie nicht ungewollt Dinge preisgeben, die ein*e Bewerber*in nicht sehen sollte: Es ist z.B. sehr ärgerlich, wenn der nächste Termin in Outlook aufpoppt und man dort den Namen anderer Gesprächspartner*innen sehen kann.

5. Im Einstellungsprozess und danach

Wenn Sie sich dann für eine*n Bewerber*in entschieden haben, kommen die nächsten Themen. Wir nennen sie hier stichpunktartig und für weitere Fragen dazu steht das Team von fox-on gerne zur Verfügung:

Datenschutz-Informationen für Beschäftigte zur Verfügung stellen
Datenschutzkonforme Ausgestaltung des Personalbogens
Schulung und Sensibilisierung der neuen Mitarbeiter*innen für den Datenschutz
Unterzeichnung einer Geheimhaltungserklärung
Arbeitsanweisungen rund um Datenschutz und Informationssicherheit

6. Interne Dokumentation

Ein kleiner Reminder: Der ganze Prozess muss auch in Ihrer Datenschutz-Dokumentation dokumentiert sein (Stichwort: Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO). Falls Sie dazu noch Unterstützung brauchen, können Sie sich gern auf foxondo.com informieren.

ALEF VÖLKNER
fox-on Datenschutz GmbH

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alef.voelkner@fox-on.com
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